“後でやる”が仕事を重くする

こんにちは！
仙台市太白区の若手税理士、髙橋拓人です。

今回は『”後でやる”が仕事を重くする』という話です。

タスク管理していても、溜まると意味がない

私はタスクをGoogleのToDoで管理しています。
短期と長期に分けて、空いた時間で処理するだけのシンプルな運用です。

ただ最近、
「短期タスクが常に溜まっている状態」が当たり前になっていました。

期限はつけているのに、急ぎでないものを後回しにしてしまう。
気づけば10件前後が残り続ける状態です。

管理はできているのに、処理ができていない。
これは良くないと感じました。

業務量としては回っています。
それでも、なぜかずっと忙しい感覚がありました。

原因は単純で、
「未処理タスクが見え続けていること」です。

ToDoに並んでいるだけで、頭のどこかに残る。
手を動かしていなくても、仕事を抱えている状態になります。

実際の作業量ではなく、未処理の状態そのものが負担でした。

この度、丸一日使ってタスクをすべて片付けました。

やってみると、ほとんどがすぐ終わるものです。
なぜ後回しにしていたのかと思うレベルでした。

ここで気づいたのが、
「タスクには鮮度がある」ということです。

発生直後なら、そのまま着手できます。
時間が経つと、前提の確認や思い出しが必要になり、手間が増えます。

結果として、10分の作業が20分以上になる。
後回しにするほど、非効率になります。

溜まりやすいのは、
「すぐ終わるが急ぎではないタスク」です。

軽いから後回しにする。
溜まると重くなる。
そして手をつけにくくなる。

今回まとめて処理してみて、結論はシンプルでした。
小さいタスクほど、その場で終わらせる方が早いです。

もし今、溜まっていて手をつけづらいなら、
一度まとめて片付けてしまうのもありだと思います。

やればすぐ終わるものがほとんどですし、
何より頭の負担が一気に軽くなります。

タスクは管理するものですが、溜めるものではありません。

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