takuto こんにちは！
仙台市太白区の若手税理士、髙橋拓人です。
今回は『お客様からお預かりしたデータの管理法』という話です。
税理士にはかなり多くの個人情報を預けます
先日、お客様から「個人情報の管理はどのようにしていますか？」というお問い合わせをいただきました。
税理士という仕事をしていると、決算書や申告書はもちろん、
通帳、給与情報、マイナンバーなど、かなり重要な情報をお預かりすることになります。
普段は税金や会計についてご説明することが多いのですが、
「預けた資料をどう管理しているのか」も、お客様からすれば気になるところだと思います。
当事務所では個人情報保護方針をホームページに掲載していますが、
今回は方針ではなく、実際にどのような運用をしているのかをご紹介してみます。
■個人情報保護方針はこちら
→ https://tktk-tax.com/privacy-policy/
データは基本的にクラウド上で管理しています
お客様からお預かりしたデータについては、基本的にGoogleのクラウドストレージ上で管理し、PC本体には極力保存しないようにしています。
PCの紛失や故障などがあった場合にも、
PCの中にお客様のデータが大量に残っているという状態をできるだけ作らないためです。
また、Googleへのログインにはパスキーを設定しており、
私自身の顔認証やパスコードなどによる認証がなければログインできないようにしています。
仕事柄、外出先でPCを使用することもあるため、
端末そのものだけではなく、クラウドへアクセスする段階でも本人確認が必要になるようにしています。
データの受け渡しにもGoogleドライブを使っています
お客様とのデータの受け渡しについても、基本的にはGoogleドライブの共有フォルダを利用しています。
お客様ごとに共有する場所を用意し、その中に資料をアップロードしていただいたり、
こちらから資料をお渡ししたりする運用です。
メールなどに重要な資料をそのまま添付して何度もやり取りするよりも、
資料の保管場所をある程度集約できますし、
お客様側でも「どこに資料を送ったのか」が分かりやすくなります。
セキュリティだけではなく、資料のやり取りを効率化するという意味でも、現在はこの方法を基本としています。
紙の資料は基本的に事務所から持ち出しません
一方、紙でお預かりする資料については、
郵送やお客様との面談など、受け渡しのために必要な場合を除いて、
基本的には事務所の外へ持ち出さないようにしています。
クラウド上のデータであればアクセスを制限できますが、
紙は一度紛失してしまえばアクセスを止めることができません。
そのため、紙の資料については必要以上に持ち歩かず、
基本的には事務所内で取り扱うというシンプルな運用にしています。
完璧ではなくても、できる対策を積み重ねる
もちろん、大企業のように専門の情報システム部門があったり、
何重ものセキュリティシステムを構築したりしているわけではありません。
私は一人で運営している税理士事務所ですので、その規模に合わせながら、
PCにデータを残さない、クラウドへのログインを保護する、データの受け渡し方法を決める、紙資料を必要以上に持ち出さない
といった対策を一つずつ行っています。
税理士を選ぶときには料金やサービス内容だけでなく、
「自分の会社の資料がどのように扱われるのか」を確認してみるのも大切だと思います。
今回お客様からご質問いただいて、普段当たり前のように行っていることでも、
きちんとお伝えしておく必要があると改めて感じました。
お仕事のご依頼はこちら
→ https://tktk-tax.com/contact/