電話を減らす働き方

こんにちは！
仙台市太白区の若手税理士、髙橋拓人です。

今回は『電話を減らす働き方』という話です。

弊所では、基本的な連絡手段はメールやチャットにしています。
関与先様はもちろん、一緒にお仕事をお願いしている士業の先生方にも同じスタンスです。

最初にお伝えすると少し驚かれることもありますが、
やってみるとこちらの方が合理的だと感じています。

電話を使わない理由

理由はシンプルで、以下の2点です。

・工数がかかるから
・相手の時間を大事にしたいから

どちらも、実務をやっていると強く感じる部分です。

「電話の方が早い」という話はよく聞きますが、
実務上は必ずしもそうではありません。

税務判断は慎重に行う必要があるため、
電話で話した内容でも必ず議事録を残します。

例えば、
「お電話の○○の件はこの通りになりましたので、▲▲の対応をお願いします」
といった形で、改めてメールを送ることになります。

つまり、電話で完結しているようで、
結局は文章でもう一度整理することになります。

税務は、届出一つで税額が数百万円変わることもある世界です。
結論だけでなく、「どういう検討をしてその判断に至ったか」という過程も残しておかないと、後から振り返れなくなります。

そう考えると、最初から文章でやり取りした方が、結果的には効率的です。

もう一つの理由は、相手の時間です。

私の関与先様は、1人〜数人規模の経営者がほとんどです。
現場に立って売上を作り、社員を養っている方々です。

その方の時間をいただく以上、
「本当に電話でなければならないのか」は常に考えています。

どうしても電話が必要な場合は、
「相手先の稼ぎ頭の時間をいただくほど緊急か、重要な案件か」と思えたときだけにしています。

このスタンスは、自分の経験から来ています。

電話をかけてくる方は、「その方が早いから」という理由が多い印象です。
ただ、実際には急ぎでも重要でもない要件であることも少なくありません。

一方で、こちらから電話をすると、
相手の方が忙しそうにしていることも多く、
「早く切りたい」という空気を感じることもあります。

この経験から、
「自分がされて嫌なことは相手にしない」という考え方に落ち着きました。

もちろん、お急ぎの案件や、
どうしても文章でのやり取りが難しい場合は電話も使います。
そのような場合のお電話は、むしろ歓迎しています。

ただし、基本のスタンスは変えていません。

連絡手段一つでも、考え方は出ると思っています。

同じように「時間をどう使うか」を大事にされている方とお仕事をする方が、
結果としてお互いにとって良い関係になると感じています。

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