takuto 
こんにちは！
仙台市太白区の若手税理士、髙橋拓人です。
今回は『紙の年末調整はもう限界！』という話です。
従業員を雇用されている企業様にとって、これから年末にかけては、
年に一度の大きな事務作業である「年末調整」の時期ですね。
弊所でも、関与先様のほとんどから年末調整のご依頼をいただき、
本格的に業務がスタートしています。
長年この業務に携わってきて感じるのは、
年末調整が年々複雑化し、
従業員様にとっても、
それを回収・チェックする会社の担当者様（多くは社長様ご自身）にとっても、
大きな負担になっているということです。
3枚の紙との格闘が常態化
これまでの年末調整は、多くの場合、
3枚1セットの紙の申告書を従業員様全員にお配りし、
ご自身で記入していただく形が主流でした。
表には扶養や保険の情報などを記載いただき、
裏面にはその書き方がビッシリと記載されています。
しかし、この紙のやり取りには常に問題が付きまといました。
- 従業員様の負担： 控除の要件が細かいため、「この項目に何を書けばいいのか？」「扶養控除とは一体なんだ？」といった不明点が多く、記載ミスや記入漏れが頻発。
- 関与先様の負担： 従業員様から社長様経由で不明点の連絡が来るため、社長様が問い合わせ対応や大量の書類の配布・回収に時間を割かれてしまう。
- 弊所の負担： 回収した書類の記載漏れを一つ一つチェックし、再提出をお願いする手間が発生。
こうした非効率な作業は、
本来注力すべき経営や本業の時間を奪ってしまいます。
疑問をその場で解決できる電子化システム
そこで弊所は、
今年から思い切って年末調整の電子化システムを導入しました。
このシステムでは、
従業員様全員にメールで入力用のフォームが届きます。
従業員様は、
スマホやPCでそのフォームに沿って情報を入力するだけ。
完全にペーパーレスで年末調整を進められます。
このシステムの最大のメリットは、
「疑問点をその場で解決できる」ことです。
例えば、「扶養控除」の項目で何を入力すべきか迷った際、
「？」マークを押すだけで、その控除の要件や記入すべき内容に関する詳細な説明がすぐに見られるようになっています。
つまり、
「扶養とはなんだ？」という基本的な疑問から解決できるのです。
浮いた時間は「会社の発展」に使うべき
このシステム導入の効果は、すでに現れています。
今年の年末調整では、
関与先様の従業員様からの「記載方法についてのお問い合わせ」は、
今のところ驚くべきことに0件です。
社長様からも、
「従業員数×3枚の膨大な資料を印刷・配布・回収する手間が一切なくなり、とても助かった」
と、大変喜ばれました。
正直なところ、
この新システムの導入費用は決して安くはありませんでした（笑）。
しかし、私自身もそうですが、
大事な関与先の社長様や従業員様が、
本来やるべき仕事に集中できるよう、効率よく作業を進められる方が、
結果として社長様が営業活動や経営判断に割ける時間が増え、得だと判断しました。
私のモットーは「楽じゃなきゃ続かない」です。
複雑な手続きは、いくら重要でもストレスになります。
ストレスを減らし、楽に正確に作業を進められる環境を整えることこそ、私たちの仕事です。
今後も、関与先様の業務効率化に役立つ新しいシステムや情報収集は欠かさないようにします。
お仕事のご依頼はこちら→https://tktk-tax.com/contact/